Við höfum öll orðið vitni að starfsmanninum sem óvart lenti á „svara öllum“ í tölvupósti um allan heim og sendir minna en flatterandi athugasemdir um yfirmanninn á allt skrifstofuna - þar með talið yfirmanninn - frekar en bara vin sinn. Og hversu oft erum við sek um að svara ekki tölvupósti á skjótum tíma - eða að einhver svari ekki okkar þegar við þurfum virkilega brýnt svar?
Með því að meðaltal bandarísks verkamanns eyðir fjórðungi vikunnar í að grafa sig undan þeim óþrjótandi fjölda tölvupósta sem ráðast inn í pósthólf daglega (og fleira ef þú telur þig taka tíma til að svara spjalli á spjallborðum, eins og Slack og Google Hangouts), það kemur ekki á óvart að brot á siðareglum í tölvupósti, ef ekki alvarlegar böl, geta komið fram með ógnvekjandi reglufestu. Viltu hjálpa til við að halda pósthólfinu þínu stað þar sem þú getur verið kurteis og kurteisi? Hér eru gullnu reglurnar um siðareglur í tölvupósti og mörgum þeirra er hægt að fylgja í persónulegu og atvinnulífi þínu.
Senda tölvupóst með núverandi og skýrum efnislínum
Fyrir utan endalaus ruslpóst er ekki mikið sem er pirrandi en að þurfa að skjóta 10.000 tölvupósti með sömu efnislínu til að finna þann með tilteknar upplýsingar sem þú þarft. Ef skilaboðin taka á nýju efni skaltu gera líf allra einfaldara og sjálfan þig miklu vinsælli með því að stofna nýjan tölvupóst eða að minnsta kosti uppfæra efnislínuna.
Tölvupóstur fyrirtækja: Skrifaðu til að vinna
Siðir sérfræðingur, höfundur Nútíma siðareglur fyrir betra líf, og stofnandi The Protocol School í Texas, Diane Gottsman, heldur að einn stærsti stjórnandi gæludýranna og teymið þeirra hafi ekki vitað hverju þeir svara. "Fyrir mánuði síðan gætir þú skrifað 'Takk fyrir hádegismat' í efnislínuna. Nú, þú ert að tala um nýja tilvísun sem þú vilt senda einhverjum, svo byrjaðu nýjan tölvupóst. Síðan ef þeir þurfa að leita að því tölvupóstur, þeir geta gert það eftir efni. “
Ef þú hefur áhyggjur af því að nýr tölvupóstur komist ekki í gegnum eldvegg viðtakandans, eða það er mögulegt að þeir muna ekki hver þú ert frá því síðast þegar þú sendir frá þér, segir Gottsman að það sé leyfilegt að slá svar við síðustu bréfaskriftum þínum. Þannig getur viðkomandi farið aftur í gegnum gömlu bréfaskriftina þína og kynnt sér hver þú ert. „En lykillinn er að breyta efnislínunni,“ segir hún.
Forgangsraðaðu pósthólfið þitt út frá brýnt
Stundum, þegar þú ert grafinn undir sérstaklega ógeðfelldum stafli af tölvupósti og það líður eins og þú munt aldrei sjá ljósið, gætirðu þurft að taka meira en einn dag til að fá þeim öllum svarað. Viðskiptasiðareglur kveða á um að skila eigi tölvupósti innan dags, en jafnvel Gottsman segir: „Stundum tekur tvo daga að komast aftur til einhvers. Hversu fljótt þú þarft að svara fer raunverulega eftir mikilvægi tölvupóstsins og hver sá er sem sendi hann. Það verða einhverjir sem eru kaldir að hringja eða kasta þér. Þú hefur ekki skyldu til að skila hverjum einasta tölvupósti sem þú færð. “
„Tölvupóstur er bara viðbót við sjálfan þig.“
Hins vegar, ef þú hefur sent tíma-viðkvæman tölvupóst og hefur ekki fengið skjótt svar, þá er það innan viðeigandi siðareglur að taka símann upp og hringja í kollega þinn. Talandi um tímaviðkvæm, ekki gráta úlfur - sama hversu mikið þú vilt bara fá svar. „Ekki skynjaðu brýnt,“ segir Gottsman. „Ekki er allt 911 símtal. Ef þú tilfinnir aðstæður til að fá athygli þeirra, þá munt þú missa trúverðugleika. Ef það er í raun ekki aðkallandi, skrifaðu ekki „áríðandi“. Og ef það er mikilvægt, þá þarftu að taka símann og hringja. “
Augliti til auglitis á sinn stað
Fyrir tölvupóst ræddu menn erfið mál augliti til auglitis. Nú á dögum er erfitt hlutum, bæði persónulegum og faglegum, oft meðhöndlað í gegnum tölvuskjá. Það gæti valdið óþægilegum samtölum minna en það þýðir ekki að það sé rétt að gera, að sögn Gottsman. „Þú ættir einfaldlega ekki að gefa slæmar fréttir í tölvupósti,“ segir hún. „Ennþá ætti að meðhöndla allt sem er mjög viðkvæmt persónulega eða að minnsta kosti frá eyranu. Þú hleypir ekki af neinum í tölvupósti. Þú gefur ekki alvarlegar upplýsingar í tölvupósti nema það sé alveg nauðsynlegt. “
Hvernig lýkurðu tölvupóstkeðju?
Þeir hætta einfaldlega ekki, af hvaða ástæðu sem er. Þú ert hræddur við að klippa það af vegna þess að þú vilt ekki vera móðgandi. Ætlarðu að eyða eilífðinni í að gera þennan sama dans, dag eftir dag? Hvenær lýkur það nokkru sinni? Auðvitað, hin vandræðalega atburðakeðja sem við erum að tala um er næstum eilíf tölvupóstslykkja „þakka þér fyrir“ og „ánægju mín“ viðskiptabréf sem við getum stundum fest okkur í vegna þess að enginn hefur hugmynd um hvernig á að álykta það. Gottsman segir: „Þú ferð fram og til baka einu sinni. Þú sendir tölvupóst, „takk fyrir.“ Ég sendi tölvupóst, „Mín ánægja.“ Og þannig er það. Það er eins og handabandi - einhver verður að sleppa. “
Bíddu, hvernig skrifa ég þennan tölvupóst?
Minna er alltaf meira
Og þótt við séum að fá endalausan tölvupóst, þegar þú ert með í „svara öllum“ tölvupósti, hvort sem það er persónulegur eða faglegur, skaltu ekki svara sjálfkrafa öllum á þráðinn. Hugsaðu um hina viðtakendurna. Líkurnar eru góðar að ekki allir þurfi að lesa svar þitt og það getur ekki aðeins verið truflandi, heldur pirrandi að fá tilkynningu eftir tilkynningu um nýjan tölvupóst á farsímann þinn þegar þeir hafa nákvæmlega ekkert með þig að gera.
Haltu því niðri á annan hátt á tölvupósti í viðskiptum. Haltu utan við emojis og of mörg upphrópunarmerki sem geta virst ungum. Haltu þig við klassískt, hreint, auðvelt að lesa leturgerð með svörtu og notaðu fagmannlegar kveðjur og orðtök. Hafðu einnig í huga að húmor þýðir oft ekki vel yfir stafræn samskipti, eða ólíka menningu og kynslóðir. „Tölvupóstur er bara viðbót við sjálfan þig,“ segir Gottsman. „Gakktu úr skugga um að þú sért að stafsetja, nota rétta greinarmerki og nota ekki lágstafi í upphafi setningar. Vegna þess að það er að setja svip á viðtakandann, jafnvel þó að það sé persónulegur tölvupóstur. “
Illustrations eftir Mary Fama.